Egy nemzetközi biztonsági konferencia megszervezése olyan, mint egy komplex puzzle összeállítása egy állandóan mozgó célpontra. A szervező intézmény előtt álló kihívás nemcsak a szakmai legnagyobb elméinek összegyűjtése volt, hanem egy olyan platform létrehozása, amely a legújabb technológiai trendeknek megfelelően működik. A megoldás kulcsa a rugalmasság és az innováció volt. Az esettanulmányban bemutatjuk, hogyan valósítottuk meg azt a nemzetközi biztonsági konferenciáját, amely a Charlotte’s Web szakértői segítségével egy rendkívül sikeres eseménnyé vált.

A kihívás

Egy rangos hazai felsőoktatási intézmény, amely évente rendezi meg ezt a jelentős nemzetközi szakmai eseményt. A cél az volt, hogy a konferenciát nemzetközi szinten is elismertté tegyék, és minél több hazai és külföldi szakembert vonzzanak be. Az egyetem egy CMS rendszeren keresztül szervezte az eseményt, és a Charlotte’s Web szakértőinek segítségét kérte a folyamat optimalizálásához.

A megoldás

A Charlotte’s Web szakemberei átfogó elemzést készítettek a korábbi folyamatokról és a meglévő erőforrásokról, illetve a konferencia követelményeiről. Javaslatukra az egyetem egy olyan bevált, megbízható CMS rendszert választott, amelynek rugalmassága és bővíthetősége tökéletesen megfelelt a feladatnak.

A Charlotte’s Web csapata a következő megoldásokat implementálta:

• Egyedi domain név és branding: A konferencia kapott egy saját, könnyen megjegyezhető domain nevet, amely erősítette az esemény márkáját.
• Integrált regisztrációs rendszer: A Charlotte’s Web rendszerének köszönhetően az egyetem bevezethetett egy egyszerű, online regisztrációs lehetőséget, amely jelentősen megkönnyítette a közönségszervezést. Azonban a fizetési rendszer az egyetem speciális fizetési folyamatai miatt nem volt kivitelezhető.
• Személyre szabott felhasználói élmény: A rendszer lehetővé tette, hogy az egyetem személyre szabott üzeneteket küldjön a résztvevőknek, és különböző felhasználói csoportok számára más-más tartalmakat jelenítsen meg.
• Kiterjedt tartalomkezelés: a weboldal rendszerben egyszerűen lehetett kezelni az előadásokhoz kapcsolódó információkat, képeket és videókat.
• Integrált analitikai rendszer: az weboldal analitikai adatok segítségével a szervezők részletes adatokat kaptak a látogatókról és a weboldal teljesítményéről.

Az eredmények

• Sikeres nemzetközi részvétel: A konferencia vonzott számos külföldi előadót és résztvevőt.
• Növekedett a márkaismertség: Az egyetem és a konferencia is nagyobb ismertségre tett szert a szakmai és média körökben.
• Pozitív visszajelzések: A résztvevők elégedettek voltak a szervezéssel és a programmal.
• Hatékonyabb marketing: A Charlotte’s Web által biztosított adatok és eszközök segítségével az egyetem pontosabban tudta célozni a marketing tevékenységét.

Levonható tanulságok

• Testreszabott megoldások: a megfelelő funkciókkal ellátott CMS rendszerrel sokkal hatékonyabban lehet kezelni egy komplex eseményt.
• Integrált eszközök: Az integrált regisztrációs rendszer, tartalomkezelő és analitikai eszközök jelentősen megkönnyítik a munkát.
• Folyamatos fejlesztés: Az adatok elemzése alapján folyamatosan fejleszthető a rendszer és a marketing stratégia.

Következtetés

A Charlotte’s Web szakértői segítségével az egyetem sikeresen megrendezte nemzetközi konferenciáját, és jelentős előrelépést ért el a digitális marketing területén.

Javaslatok a következő eseményhez:

• Még több interakció a résztvevőkkel: A Charlotte’s Web rendszerének további funkcióit kihasználva még interaktívabbá tehető a konferencia.
• Mobil optimalizálás: Az oldal mobil eszközökre történő további optimalizálása tovább növelheti a felhasználói elégedettséget.